Formation - RGPD pour les collaborateurs

1. Comprendre le RGPD et ses enjeux

• Origine et objectifs du RGPD.

• Pourquoi les entreprises doivent protéger les données personnelles.

• Les risques pour l’entreprise : sanctions, perte de confiance, atteinte à l’image, incidents de sécurité.

• Les risques pour les personnes concernées : usurpation d’identité, discrimination, divulgation d’informations confidentielles.

• Le rôle des collaborateurs dans la protection des données.

• Différence entre sensibilisation RGPD, conformité juridique et mission du DPO.

2. Identifier les données personnelles dans son activité

• Définition d’une donnée personnelle.

• Exemples de données personnelles : nom, prénom, email, téléphone, adresse, numéro client, matricule, photo, adresse IP, données de connexion.

• Définition des données sensibles : santé, origine, opinions, données biométriques, données syndicales, etc.

• Identification des données personnelles dans les outils professionnels.

• Comprendre la notion de traitement de données.

• Exemples de traitements quotidiens : envoyer un email client, gérer une candidature, tenir un fichier salarié, partager une liste de contacts, créer un compte utilisateur.

3. Connaître les grands principes du RGPD

• Licéité, loyauté et transparence.

• Finalité du traitement : utiliser les données uniquement pour un objectif défini.

• Minimisation des données : ne collecter que les informations nécessaires.

• Exactitude des données : veiller à la fiabilité des informations utilisées.

• Limitation de la durée de conservation.

• Intégrité et confidentialité des données.

• Responsabilité de l’entreprise et traçabilité des actions.

• Notion de base légale : consentement, contrat, obligation légale, intérêt légitime, mission d’intérêt public, sauvegarde des intérêts vitaux.

• Ce qu’un collaborateur peut faire ou ne doit pas faire avec une donnée personnelle.

4. Appliquer les bons réflexes au quotidien

• Vérifier les destinataires avant l’envoi d’un email contenant des données personnelles.

• Éviter les envois groupés visibles lorsque cela n’est pas justifié.

• Utiliser les outils validés par l’entreprise.

• Ne pas transférer de données professionnelles vers une messagerie personnelle.

• Limiter les exports inutiles de fichiers clients, RH, apprenants ou fournisseurs.

• Protéger les documents papier contenant des données personnelles.

• Verrouiller sa session en cas d’absence.

• Utiliser des mots de passe robustes et respecter les consignes internes.

• Ne pas partager ses identifiants.

• Classer, archiver ou supprimer les documents selon les règles internes.

• Respecter la confidentialité des données consultées dans le cadre de son poste.

• Demander conseil en cas de doute avant de transmettre ou réutiliser une donnée.

5. Comprendre les droits des personnes

• Droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition.

• Droit à la limitation du traitement et à la portabilité.

• Droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur le consentement.

• Les bons réflexes lorsqu’un client, salarié, candidat, fournisseur ou usager exerce un droit.

• Pourquoi le collaborateur ne doit pas répondre seul à une demande complexe.

• Transmission de la demande au bon interlocuteur : manager, service juridique, DPO ou référent interne.

6. Réagir face à un incident ou une situation à risque

• Définition simple d’une violation de données.

• Exemples d’incidents fréquents :

• email envoyé à la mauvaise personne ;

• fichier partagé publiquement par erreur ;

• ordinateur ou clé USB perdu ;

• phishing visant des données clients ou salariés.

• Les bons réflexes à adopter.

• Comprendre l’importance du délai de 72 heures en cas de notification à la CNIL lorsque la violation présente un risque pour les personnes.

• Savoir distinguer une erreur mineure d’une situation à signaler rapidement.